Charte relative à la protection de la vie privée

ETHIC RH

Politique de Protection des Données Personnelles

(mise à jour le 28 Juin 2020)

Cette Politique de Protection des Données Personnelles (« Politique ») décrit comment Ethic RH pourrait utiliser, traiter, stocker et divulguer les Données Personnelles que nous serions amenés à collecter, y compris lorsque vous vous envoyez votre candidature.

Nous agissons en tant que Responsable de traitement des Données Personnelles et nous sommes, à ce titre, responsables des Données Personnelles que nous traitons. Cette Politique vous informe des moyens mis en œuvre pour protéger vos Données Personnelles et vous informe de vos droits relatifs au respect de la vie privée.

Il est important que vous preniez connaissance de cette Politique, ainsi que toute autre Politique relative à la confidentialité, que nous pourrions être amenés à vous soumettre. Il peut notamment s’agir de la Politique contenue dans notre formulaire d’Inscription des Candidats ainsi que lors d’occasions spécifiques quand nous collectons et traitons vos Données Personnelles, afin que vous soyez pleinement informés de la manière et de la raison pour laquelle nous utilisons vos Données Personnelles. Cette Politique de Protection des Données Personnelles vient en complément d’autres Politiques que vous pourriez recevoir de notre part et ne vise pas à les remplacer.

Ce site Web n’est pas destiné aux enfants et nous ne collectons pas de données relatives aux enfants intentionnellement.

Contact

Si vous avez des questions concernant la manière dont nous utilisons vos Données Personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse électronique suivante : contact@ethic-rh.fr

Vos Données Personnelles et les moyens mis en œuvre pour la collecte

Lorsque vous utilisez ou vous vous inscrivez sur ce site, nous pouvons vous demander certaines Données Personnelles, y compris votre nom et vos coordonnées (email, adresse personnelle et numéro de téléphone).

S’inscrire comme Candidat aux services de recherche d’emploi

Nous collectons vos Données Personnelles directement auprès de vous ou des sites Web de médias sociaux tels que LinkedIn, Facebook et Twitter, ou lorsque vous nous communiquez vos informations à l’occasion d’un salon de l’emploi, ou d’un évènement promotionnel, ou de l’utilisation du réseau professionnel ou d’une formation. Lors du Processus d’Inscription en qualité de Candidat, nous recueillerons vos Données Personnelles directement auprès de vous, votre CV, vos références professionnelles et/ou académiques, et par le biais de tests en ligne que vous pourriez effectuer à notre demande. Nos clients pourraient demander des Données Personnelles supplémentaires vous concernant en relation avec leurs postes à pourvoir et leurs exigences. Les catégories de Données Personnelles que nous pourrions collecter incluent :

• votre identité (votre nom complet, vos anciens noms, preuve de changement de nom); genre, date de naissance et statut matrimonial;
• votre autorisation de travail, ce qui pourrait inclure une photographie, votre nationalité, votre lieu de naissance, votre permis de conduire, etc. (conformément aux dispositions légales);
• vos coordonnées y compris votre adresse email, adresse postale, et numéros de téléphone;
• votre IBAN/RIB (afin que nous puissions effectuer des paiements en votre faveur et en apporter la preuve);
• vos informations relatives à la paie tels que: votre numéro de sécurité sociale, votre adresse, votre ancienneté, votre statut matrimonial, vos coordonnées bancaires, la composition de votre famille, votre date de naissance, votre numéro de téléphone et votre adresse email;
• les critères, préférences et attentes liés à votre recherche d’emploi;
• vos qualifications, compétences, votre expérience et formation;
• votre rémunération actuelle et autres avantages;
• votre formation éducative;
• vos précédents emplois;
• précisions sur l’emploi et/ou les formations éducatives;
• le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence;
• références;

Toute information concernant votre santé et/ou vos antécédents judiciaire/casier judiciaire ne seront collectés et traités que si cela est nécessaire, en respect des dispositions légales applicables.

Afin de vous fournir des services de recherche d’emploi, nos consultants en recrutement vous enverront des emails d’alerte emploi qui correspondent à vos critères et préférences de recherche d’emploi. De temps à autres vous pourriez également recevoir des alertes jobs que nos consultants considèrent potentiellement intéressantes pour vous.

Dans le cas où vous nous fourniriez des renseignements sur des tiers, nous présumerons que le tiers concerné vous aura donné l’autorisation de le faire et donc donné l’autorisation à Ethic RH de collecter, traiter et transférer ses Données Personnelles au même titre que les vôtres.

Nos Clients et Fournisseurs

Si vous êtes un Client ou un fournisseur de biens et services, nous collecterons et traiterons les données des interlocuteurs présents au sein votre organisation afin de nous permettre de communiquer avec eux soit pour pouvoir fournir nos services soit pour recevoir des biens et services. En général, nous ne traitons exclusivement que le nom et les coordonnées professionnelles de l’interlocuteur concerné.

Comment nous utilisons vos Données Personnelles

Nous utilisons, traitons, stockons vos Données Personnelles et les autres données que nous collectons, afin de vous fournir :

• des services de recherche d’emploi y compris les alertes jobs par le biais de ce site et par email,
• des postes de travail en placement pour des contrats à durée déterminée et indéterminée
• des opportunités d’emploi et des renseignements sur les carrières

Ethic RH traitera vos Données Personnelles applicable au type de mission que vous cherchez et nous divulguerons vos Données Personnelles à nos clients en fonction de leurs postes à pourvoir.

Nous n’utilisons pas de technologies automatisées décisionnelles pour prendre des décisions définitives vous concernant et un consultant Ethic RH sera toujours présent pour vous fournir des services de recherche d’emploi.

Changement de finalités

Nous utiliserons vos Données Personnelles uniquement pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées (par exemple : la prestation de services de recherche d’emploi si vous êtes un candidat ou l’examen de votre candidature pour un emploi si vous avez postulé), à moins que ne nous décidions de manière raisonnable que l’on a besoin de les utiliser pour une autre finalité et que ladite finalité est compatible avec la finalité initiale.

Si nous avions besoin d’utiliser vos Données Personnelles à des fins non connexes, nous vous en informerions et vous expliquerions la base légale qui nous autorise à le faire.

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles sans vous en informer et sans votre consentement, conformément aux dispositions ci-dessus, lorsque cela est exigé ou permis par la loi.

La divulgation de vos Données Personnelles aux tiers

Dans la mesure où ce serait nécessaire ou appropriée et sans vous en informer, Ethic RH pourrait divulguer vos Données Personnelles à des tiers  dans les cas de figure visés ci-dessous :

• à nos clients dans le cadre de notre activité de placement et/ou de délégation de personnel intérimaire (emploi temporaire et/ou recrutement).
• Aux agences gouvernementales y compris, la police et autres instances de forces de l’ordre, les autorités de réglementation et de surveillance, les agences de contrôle de crédit ainsi que les tiers qui effectuent divers contrôles dont notamment en rapport avec le terrorisme.
• Afin d’être en accord avec la règlementation applicable, le fonctionnement du service juridique, ou si nous avons de bonnes raisons de croire qu’une telle action est nécessaire afin de: nous conformer à la loi qui exige une telle divulgation; protéger les droits ou la propriété de Ethic RH, empêcher un crime, protéger la sûreté nationale ou pour la détection ou la prévention des fraudes; ou (d) protéger la sécurité personnelle des particuliers qui utilisent notre site ou bien des membres du public.

Lorsque cela est nécessaire et selon la nature de la prestation de services, nous imposerons à nos fournisseurs à travers les contrats qui nous lient à ces derniers, des obligations de sécurité, de confidentialité et toutes autres obligations nécessaires. Nous ne leur permettrons de traiter vos Données Personnelles que si cela est conforme à la loi et à nos instructions. Nous ne leur permettons pas d’utiliser vos Données Personnelles pour leurs finalités propres et lorsque notre relation commerciale prend fin, nous nous assurerons que vos Données Personnelles nous soient retransmises en toute sécurité ou bien détruits.

Certains de ces tiers sont également responsables du traitement de vos Données Personnelles pour leurs propres finalités. Par exemple, les autorités fiscales locales sont responsables du traitement de vos Données Personnelles dans le cadre de la fiscalité. Il est possible que nous ne puissions pas imposer des obligations ou des restrictions vis-à-vis de tels responsables pour ce qui est de la manière dont ils traitent vos Données Personnelles.

Maintenir la sécurité de vos Données Personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin d’empêcher que vos Données Personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou obtenues de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l’accès à vos Données Personnelles à des employés, agents, contractants et autres tiers qui justifient d’un intérêt de le faire dans le cadre de nos activités.

Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute violation possible de vos Données Personnelles et nous vous informerons ainsi que les autorités de surveillance concernées en cas d’une violation des données en respect des dispositions légales.

La Durée de Conservation de vos Données Personnelles

Ethic RH conservera vos Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Cela signifie que nous conserverons vos Données Personnelles pendant toute la durée de votre relation avec nous et pendant que vous nous fournissons des services de recherche d’emploi.

Si vous n’avez pas été détaché ou placé par nos soins, vos données seront conservées pour une période allant jusqu’à 2 ans après le dernier contact. A l’issue de cette période, vous serez à nouveau contacté et pourrez décider si vous souhaitez continuer à être inscrit dans notre base de données.

Si vous avez été détaché ou placé par nos soins, vos données seront conservées pour une période allant jusqu’à 5 ans suivant la date de signature du dernier contrat de travail. A l’issue de cette période, vous serez à nouveau contacté et pourrez décider si vous souhaitez continuer à être inscrit dans notre base de données.

Nous sommes tenus par la loi de conserver certains renseignements sur nos clients et fournisseurs (y compris les contrats, les preuves d’identité, données financières et transactionnelles) pour une période pouvant aller jusqu’à 10 ans après la fin de la relation commerciale, en respect de la règlementation et à des fins fiscales.

En tout état de cause, vos données Personnelles seront stockées conformément à la loi et aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données personnelles pour une période plus longue, par exemple pour nous défendre en cas d’actions en justice.

Lorsqu’aucune période de conservation n’est exigée par la loi, nous déterminons la période de conservation appropriée pour vos Données Personnelles en considérant la quantité, la nature, et la confidentialité des Données Personnelles, le risque potentiel de dommages provenant de l’utilisation non autorisée ou la divulgation des données, les finalités pour lesquelles nous les traitons et si nous pouvons répondre à ces finalités par d’autres moyens, ainsi que les obligations légales applicables.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos Données Personnelles (afin qu’elles ne puissent plus vous être associées et que personne ne puisse vous identifier). Cette anonymisation a pour objet la création de statistiques auquel cas nous pouvons utiliser ces données anonymes sans vous en informer.

Vos Droits Légaux

Vous avez le droit de :

Faire une Demande d’Accès à vos Données Personnelles afin d’accéder à vos Données Personnelles à tout moment. Cela vous permet de recevoir une copie des Données Personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons en toute légalité.

Demander une modification des Données Personnelles que nous détenons sur vous. Cela vous permet de modifier toutes Données Personnelles incomplètes ou erronées que nous détenons sur vous, bien que nous puissions avoir besoin de vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l’effacement/la suppression/le retrait de vos Données Personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer vos Données Personnelles lorsque nous n’avons pas de raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos Données Personnelles lorsque vous exercez votre droit d’opposition au traitement, au cas où nous aurions traité vos données illégalement ou au cas où nous sommes tenus d’effacer vos Données Personnelles pour nous conformer aux lois applicables. Veuillez noter que nous ne pouvons pas toujours faire droit à votre demande d’effacement pour des raisons légales spécifiques, ce dont nous vous aviserons, le cas échéant, au moment de votre demande.

Vous opposer au traitement de vos Données Personnelles lorsque nous nous en remettons à un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et la particularité de votre situation vous permet de vous opposer au traitement pour ce motif car ce dernier impacte vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos Données Personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des raisons légitimes et impérieuses de traiter vos données qui pourraient avoir pour conséquence de limiter vos droits et libertés.

Demander une restriction du traitement de vos Données Personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos Données Personnelles dans les cas suivants : si vous voulez que nous établissions l’exactitude des données; lorsque notre utilisation des données est illégale mais vous ne voulez pas qu’elles soient effacées; lorsque vous voulez que nous conservions les données même si nous n’en avons plus besoin afin d’établir, exercer, ou défendre des revendications juridiques ; vous vous êtes opposé à notre utilisation des données mais nous avons besoin de vérifier si nous avons des motifs légitimes de les traiter.

Portabilité des Données/Demande de Transfert de vos Données Personnelles vers vous ou un tiers. Nous vous assisterons pour le transfert au tiers soit en transférant vos Données Personnelles pour votre compte, soit en vous fournissant une copie sous un format lisible par une machine. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux renseignements automatisés pour lesquels vous nous avez donné initialement votre consentement pour les utiliser ou lorsque nous avons utilisé les Données Personnelles pour conclure un contrat avec vous.

Retirer votre consentement en tout temps lorsque nous avons besoin d’obtenir votre consentement pour traiter vos Données Personnelles. Toutefois, cela n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne plus avoir la capacité de vous fournir certains services. Nous vous en aviserons si c’est le cas au moment du retrait de votre consentement.

Nous voulons nous assurer de maintenir vos Données Personnelles exactes et à jour. Outre vos droits légaux, vous pouvez nous demander d’effectuer des modifications ou demander une copie de vos Données Personnelles de manière informelle, en contactant Ethic RH.

Informations Supplémentaires, Délais de Réponse et Frais

Nous pourrions avoir besoin d’informations supplémentaires de votre part afin de nous aider à confirmer votre identité et assurer votre droit d’accès à vos Données Personnelles (ou afin d’exercer vos autres droits ou si vous faites une demande informelle). Ceci est une mesure de sécurité pour assurer que vos Données Personnelles ne soient pas divulguées à une personne autre que celle qui a le droit de les recevoir. Nous pourrions également vous contacter pour vous demander des renseignements supplémentaires relatifs à votre demande afin de nous aider à identifier vos données et accélérer notre réponse.

Nous essayons de répondre à toute demande légitime dans un délai d’un mois. La réponse pourrait prendre plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si avez plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en aviserons et vous tiendrons informés.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour exercer vos droits. Toutefois, nous pourrions vous facturer des frais à caractère raisonnable si votre demande est infondée, répétitive ou excessive. Dans ces dernières hypothèses, nous pouvons par ailleurs refuser de nous conformer à votre demande.

La Base Légale pour le traitement de vos Données Personnelles

Nous avons établi une brève description des principales façons dont nous collectons, stockons, traitons, partageons et divulguons vos Données Personnelles et les bases légales sur lesquelles nous nous fondons pour ce faire. Nous avons également identifié nos intérêts légitimes, le cas échéant.

Nous utiliserons vos Données Personnelles uniquement lorsque la loi nous le permet. En règle générale, nous utiliserons vos Données Personnelles dans les cas suivants :

• Exécuter un contrat que nous sommes sur le point de conclure ou avons conclu avec vous
• Répondre à nos intérêts légitimes
• Respecter nos obligations légales ou réglementaires
• Lorsque vous y consentez

Un intérêt légitime se présente lorsque nous avons une raison professionnelle ou commerciale d’utiliser vos données dans la conduite et la gestion de nos affaires. Nous prendrons en considération et équilibrerons tout impact potentiel sur vous et vos droits lorsque nous traitons vos Données Personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n’utilisons pas vos Données Personnelles lorsque nos intérêts sont supplantés par l’impact qu’il peut y avoir sur vous (à moins d’avoir votre consentement, ou parce que vous y êtes tenu pour vous conformer à une obligation légale ou réglementaire ou lorsque cela est permis par la loi).

Les communications du service Marketing

Nous ne vendrons ni ne divulguerons jamais vos Données Personnelles à des tiers pour une utilisation relative au marketing.

Cookies

Vous pouvez régler votre navigateur de façon à ce qu’il refuse certains ou tous les cookies de navigateur, ou bien de façon à ce qu’il vous alerte lorsque des sites Web définissent et acceptent les cookies. Si vous désactivez ou refusez les cookies, veuillez noter que certaines parties du site Web pourraient devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement.

Liens vers d’autres Sites Web

Notre site Web pourrait contenir des liens vers des sites Web, des plug-ins, et des applications tierces. Cliquer sur ces liens ou établir ces connexions peut permettre à ces parties tierces de recueillir ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites Web tiers et ne sommes pas responsables de leur charte de confidentialité.

Retours et Réclamations

Vous avez le droit de faire une réclamation à tout moment auprès de l’autorité de contrôle française pour des questions relatives à la protection de données, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), (www.cnil.fr). Avant de contacter l’autorité de contrôle, nous sommes à votre entière disposition pour échanger sur vos éventuelles préoccupations par email à contact@ethic-rh.fr

Modifications de cette Politique de Protection des Données Personnelles

Si nous modifions cette Politique, nous publierons les mises à jour ici pour votre information. Si nous en modifions les termes, nous vous informerons des modifications apportées pendant 30 jours sur notre page d’accueil à juin www.ethic-rh.fr avec un lien de retour à cette page.

La dernière mise à jour de cette Politique de Protection des Données Personnelles a eu lieu le 28 juin 2020.